BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sebagai
makhluk sosial, manusia membutuhkan orang lain dalam maenjalani kehidupan.
Keterbatasan yang dimiliki oleh manusia menuntut adanya kerja sama dengan orang
lain untuk mencapai sutau tujuan atau
lebih dikenal dengan organisasi. Organisasi merupakan suatu sistem yang terdiri
dari sekelompok orang yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Terbentuknya organisasi didasari dengan adanya tujuan yang ingin dicapai oleh
sekelompok orang. Setiap orang yang terjun dalam dunia organisasi memiliki
latar belakang, kebiasaan, keahlian dan kemampuan yang berbeda-beda yang akan
berpengaruh besar terhadap organisasi. Maka dari itu, untuk keefektifan sebuah
organisasi perlu adanya manajemen dalam mengatur perbedaan-perbedaan yang
dibawa oleh masing-masing individu.
Pada hakikatnya, perbedaan-perbedaan yang
dimiliki oleh setiap individu dapat mendatangkan keuntungan bagi sebuah
organisasi. Karena salah satu prinsip organisasi adalah pembagian kerja, maka
perbedaan tersebut akan berpengaruh pada pembagian kerja. Setiap orang yang mengerjakan tugas sesuai dengan
keahlian mereka, membuat organisasi lebih efektif karena tidak ada kerancuan
dan lempar tanggung jawab atas suatu tugas atau pun pekerjaan. Pembagian
kerja atau lebih dikenal dengan spesialisasi harus jelas dari manajer kepada
bawahan agar tujuan organisasi dapat berjalan secara efektif.
B. Rumusan Masalah
a.
Apa pengertian organisasi perkantoran ?
b.
Bagaimana ciri-ciri organisasi perkantoran ?
c.
Apa prinsip organisasi
perkantoran ?
d.
Bagaimana sentralisasi dan spesialisasi organisasi perkantoran?
C. Tujuan
a.
Menjelaskan pengertian organisasi perkantoran.
b.
Menjelaskan ciri-ciri organisasi perkantoran.
c.
Menjelaskan prinsip organisasi perkantoran.
d.
Menjelaskan sentralisasi dan spesialisasi perkantoran.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Organisasi
Pengertian
organisasi dapat dilihat dari beberapa pendapat para ahli. Menurut Cheser I.
Barnard, sebagaimana dikutip oleh Sutarto,
mengemukakan bahwa organisasi adalah suatu sistem tentang
aktivitas-aktivitas kerja sama dari dua orang atau lebih sesuatu yang tak
berujud dan tak bersifat pribadi, sebagian besar mengenai hal-hal hubungan.[1]
Menurut
William G. Scott, organisasi adalah suatu sistem mengenai aktivitas-aktivitas
yang dikoordinasikan dari sekelompok orang yang bekerja sama ke arah suatu
tujuan bersama dibawah wewenang dan kepemimpinan.[2]
Michael J. Jucius, mengemukakan bahwa istilah organisasi dipakai untuk
menunjukkan pada suatu kelompok orang yang bekerja dalam hubungan yang saling
bergantung ke arah tujuan atau tujuan-tujuan bersama. Sedangkan menurut Joseph
L. Massie, organisasi akan dirumuskan sebagai struktur dan proses kelompok
orang yang bekerja sama yang membagi tugas-tugasnya diantara para anggota,
menetapkan hubungan-hubungan, dan menyatukan aktivitas-aktivitas kea rah
tujuan-tujuan bersama.[3]
Dari
beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah suatu wadah
atau sistem yang terdiri dari sekelompok orang yang saling bekerja sama dan
sama kerja untuk mencapai tujuan bersama. Dari definisi mengenai organisasi
diatas, dapat ditemukan adanya tiga faktor yang saling mempengaruhi, yaitu
orang-orang atau sumber daya manusia, kerja sama, serta tujuan. Ketiga faktor
tersebut tidak dapat dipisahkan. Itu mengapa organisasi dikatakan sebuah sistem
karena faktor tersebut memang saling berkaitan dan tidak dapat berdiri sendiri.
Sedangkan
pengertian organisasi perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat
orang-orang berinteraksi untuk mencapai tujuan kantor. Organisasi perkantoran
adalah suatu rangka dasar yang menjadi tempat orang-orang melangsungkan
kegiatannya untuk menerima, menyimpan, mengolah dan menyajikan informasi dan
merawat aktiva. Organisasi perkantoran mencakup susunan staf dan alokasi tugas
dan tanggung jawab dalam mengolah data, memasok informasi untuk pembuatan
keputusan, dan merawat aktiva.[4]
Jadi,
organisasi perkantoran adalah suatu wadah atau sistem yang terdiri dari
beberapa orang yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan yang berkaitan
dengan kantor.
B. Ciri-ciri Organisasi Perkantoran
Ada
beberapa hal yang menjadi ciri-ciri organisasi yang baik, adalah sebagai
berikut:[5]
1.
Terdapat tujuan yang jelas
Tanpa adanya
tujuan yang jelas, maka pelaksanaan tugas tidak mempunyai arah. Timbulnya
organisasi karena ada tujuan. Dengan adanya tujuan inilah organisasi akan
berjalan secara efektif dan berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan akan
menentukan hasil yang maksimal.
2.
Tujuan organisasi difahami oleh seluruh anggota
Apabila anggota
organisasi tidak tahu atau tidak paham terhadap tujuan organisasi, maka
partisipasi anggota akan sulit diperoleh. Tujuan yang direncanakan harus
diketahui oleh seluruh anggota, agar para anggota dapat terkoordinasi dan dapat
melaksanakan tugas dengan baik sesuai dengan fungssi yang telah ditetapkan.
3.
Tujuan organisasi harus dapat diterima oleh organisasi
Apabila tujuan
organisasi tidak atau kurang dapat diterima oleh anggota organsasi maka rasa
keterikatan anggota organisasi akan hilang, sehingga akibatnya anggota akan
sulit digerakkan. Dalam menentukan tujuan organisasi, manajer harus melakukan
koordinasi dengan para bawahan dan tidak bersifat otoriter dalam setiap
pengambilan keputusan. Hal ini akan berpengaruh pada komunikasi yang terjadi
antara atasan dengan bawahan yang akan menentukan keberhasilan tujuan
organisasi.
4.
Pembagian tugas yang seimbang
agar tidak menimbulkan frustasi.
Dalam setiap
organisasi, terdapat struktur yang berfungsi untuk melakukan pengorganisasian.
Pembagian tugas, wewenang, maupun tanggung jawab harus dilakukan secara
seimbang agar tidak terjadi tumpang tindih. Pembagian tugas ini harus
disesuaikan dengan fungsi masing-masing berdasarkan struktur yang ada.
5.
Struktur organisasi disederhanakan sesuai dengan beban tugas yang ada.
Struktur organisasi yang
dibentuk disesuaikan dengan besar kecilnya organisasi. Semakin besar ruang
lingkup organisasi maka akan semakin kompleks pula pembagian tugas yang akan di
organizing. Sebaliknya semakin kecil
ruang lingkup organisasi, maka semakin kecil pula susunan organisasinya.
Pendapat
lain mengemukakan ciri-ciri organisasi adalah sebagai berikut :
a.
Adanya suatu
kelompok orang yang dapat dikenal dan saling mengenal,
b.
Adanya
kegiatan yang berbeda-beda, tetapi satu sama lain saling berkaitan (interdependent
part) yang merupakan kesatuan kegiatan,
c.
Tiap-tiap
orang memberikan sumbangan atau kontribusinya berupa; pemikiran, tenaga, dan
lain-lain,
d.
Adanya
kewenangan, koordinasi dan pengawasan,
e.
Adanya
tujuan yang ingin dicapai.[6]
Dari beberapa pendapat
diatas, dapat disimpulkan bahwa karakteristik atau cirri-ciri organisasi,
sebagaimana mengutip dari Amirullah dan Budiyono, setidaknya ada empat
karakteristik atau ciri-ciri organisasi.[7]
Pertama,
bahwa masing-masing organisasi memiliki tujuan-tujuan
tertentu. Cerminan dari tujuan organisasi biasanya tergambar pada
sasaran-sasaran, baik jangka pendek maupun jangka panjang. Secara umum tujuan
organisasi mencakup tiga bidang utama. Pertama, mencapai tingkat keuntungan (profitability); kedua, mengejar
pertumbuhan (growth); ketiga bertahan
hidup (survive).
Kedua,
masing-masing organisasi memiliki orang-orang. Seseorang yang berusaha mencapai
tujuannya sendiri bukanlah dikatakan berorganisasi. Karena hakikat organisasi
adalah saling bekerja sama dalam mencapai tujuan. Ketiga, organisasi perlu mengembangkan suatu struktur agar anggota
dapat melaksanakan pekerjaannya dengan mudah. Struktur mencerminkan rantai
komando dan perintah kepada siapa melapor dan kepadda siapa tugas itu
diberikan.
Keempat, organisasi
memiliki sistem dan prosedur. Karakteristik
ini menggambarkan bahwa sebuah organisasi di atur berdasarkan
aturan-aturan yang ditetapkan bersama dan harus dijalankan dengan penuh
komitmen. Sistem dan prosedur dalam organisasi tercermin dari ketetapan tentang
cara kerja, system rekrut, dan bentuk laporan (birokrasi).
C. Prinsip-prinsip Organisasi Perkantoran
Prinsip yang
dikutip dari Wikipedia berarti sebagai suatu pernyataan fundamental atau
kebenaran umum maupun individual yang dijadikan oleh seseorang/ kelompok
sebagai sebuah pedoman untuk berfikir atau bertindak.[8] Setiap organisasi, baik organisasi
publik maupun organisasi swasta perlu disusun dan dijalankan berdasarkan prinsip-prinsip
tertentu agar dapat dicapai hasil yang efektif dan efisien. Prinsip-prinsip organisasi menjadi
pedoman bagi pimpinan organisasi dalam menjalankan tugas-tugas manajerial maupun
tugas pengorganisasian. Prinsip-prinsip organisasi berlaku secara universal,
tetapi tidak mutlak.
Menurut
Louis A. Allen, asas atau prinsip organisasi meliputi :1) Tujuan, 2) pembagian
fungsi, 3) tanggung jawab wewenang, 4) pelimpahan, 5) pengawasan, 6) kontrol.[9] Menurut
Moekijat, Prinsip organisasi perkantoran yang baik adalah, sebagai berikut:[10]
1.
Harus ada garis otoritas yang jelas dari bagian puncak sampai bagian
terbawah.
2.
Otoritas harus dihubungkan dengan tanggung jawab.
3.
Jenjang pengawasan harus tepat.
4.
Pengawasan pusat dengan desentralisasi yang maksimum.
5.
Jangan ada terlalu banyak tingkatan manajemen.
6.
Menjamin adanya garis komunikasi yang baik, baik secara mendatar maupun
vertikal.
7.
Otoritas dan tanggung jawab harus dirumuskan.
8.
Menggunakan prinsip spesialisasi dengan sebaik-baiknya.
Sedangkan
menurut J.J Neuner dan L.B. Keeling dalam bukunya Modern Office Management, sebagaimana dikutip oleh Hendi Haryadi,
prinsip-prinsip perkantoran adalah sebagai berikut:[11]
1.
Prinsip tujuan
Tujuan
organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi perkantoran harus
dirumuskan dan dimengerti oleh setiap pegawai itu sendiri. Tujuan yang
dimengerti akan berubah menjadi motivasi untuk mencapainya.
2.
Prinsip kesatuan fungsi
Setiap
organisasi perkantoran terdiri dari sejumlah fungsi yang harus bekerja sama
untuk mencapai tujuan utama organisasi. Organisasi perkantoran merupakan sebuah
sistem yang terdiri dari sejumlah fungsi yang saling berhubungan dan saling
mempengaruhi dalam mencapai tujuan.
3.
Prinsip hubungan individual
Organisasi yang
efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang harus melaksanakan pekerjaan.
Walaupun organisasi perkantoran merupakan sebuah sistem, orang peroranglah yang
menyelesaikan pekerjaan masing-masing.
4.
Prinsip kesederhanaan
Organisasi
perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan kesederhanaan dan interaksi yang
jelas. Kesederhanaan memudahkan para pelaksana untuk memahaminya dan interelasi
yang jelas akan mengurangi keraguan.
5.
Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab
Setiap orang
dalam organisasi perkantoran harus diberi wewenang yang sesuai dengan tugas dan
tanggung jawabnya sehingga dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tersebut.
6.
Prinsip laporan kepada atasan tunggal
Agar setiap
personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa dia melapor, tiap petugas dalam
organisasi perkantoran tersebut harus menerima perintah dari dan bertanggung
jawab hanya kepada satu orang atasan.
7.
Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan
Kepemimpinan dan
pengwasan yang efektif harus ditegakkan, sehingga tujuan organisasi perkantoran
dapat tercapai. Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam
mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif pun merupakan proses
belajar bagi organisasi pada waktu yang akan datang.
8.
Prinsip jangkauan pengawasan
Agar pengawasan
dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan pengawasan dibawah
pengawasan langsung seorang manajer kantor atau seorang pengawas sebaiknya
dibatasi. Semakin jauh pengawasan manajer kantor, maka semakin besar
kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan.
Dari
beberapa pendapat di atas, penulis dapat menyimpulkan bahwa prinsip-prinsip
organisasi perkantoran adalah sebagai berikut:
1.
Rumusan tujuan yang jelas
Tujuan
adalah kebutuhan manusia baik jasmani maupun rohani yang di usahakan untuk
dicapai dengan kerja sama sekelompok orang.[12]
Pada dasarnya, organisasi didirikan untuk mencapai hasil tertentu. Dalam suatu
organisasi, perumusan tujuan yang jelas merupakan hal yang urgen. Hal ini akan
memudahkan untuk dijadikan pedoman dalam menetapkan arah organisasi, menentukan
macam pekerjaan yang akan dilakukan, dan kebutuhan yang diperlukan. Tujuan yang
jelas harus diketahui dan diyakini oleh seluruh pihak organisasi kantor dari
tingkat kedudukan tertinggi (manajer) sampai tingkat kedudukaan terendah
(staf).
Adanya
tujuan yang efekktif akan menambah semangat kerja semua anggota organisasi
perkantoran untuk bekerja ke arah tujuan yang sama. Tujuan yang efektif juga dapat menjadi tolak
ukur, membandingkan dan menilai pelaksanaan atau pekerjaan anggota organisasi
perkantoran.
2.
Pembagian otoritas dan tanggung jawab yang jelas
Pembagian
kerja atau otoritas adalah rincian serta pengelompokkan aktivitas-aktivitas
yang semacam atau erat hubungannnya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan
organisasi tertentu. Misalnya Biro keuangan, Biro Humas, Biro Kepegawaian, dan
lain-lain. Ada beberapa alasan pentingnya pembagian kerja (otoritas) menurut
Luther Gullick:[13]
a.
Karena orang berbeda pembawaan, kemampuan serta kecakapan dan mencapai
ketangkasan yang besar dengan spesialisasi.
b.
Karena orang yang sama tidak dapat berada di dua tempat pada saat yang
sama.
c.
Karena seorang tidak dapat mengerjakan dua hal pada saat yang sama.
d.
Karena bidang pengetahuan dan keahlian begitu luas sehingga seseorang
dalam rentang hidupnya tidak mungkin dapat mengetahui lebih banyak dari pada
sebagian sangat kecil dari padanya.
Seorang manajer, harus membagi pekerjaan-pekerjaan
sesuai dengan bidang masing-masing sehingga dapat mengembangkan sebuah kelompok
yang efektif dan terkoordinasi. Pembagian pekerjaan ini juga dapat disebut
dengan istilah ”departemenisasi”.
Departemenisasi adalah aktivitas untuk menyusun
satuan-satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau
fungsi-fungsi tertentu. Fungsi adalah sekelompok aktivitas sejenis berdasarkan
kesamaan sifatnya atau pelaksanaannya.[14] Adanya departemenisasi ini akan memudahkan
garis otoritas dan tanggung jawab anggota organisasi. Hal ini juga akan
berpengaruh pada tingkat produktivitas kerja para anggota. Manajer
mengorganisasi dengan jalan membagi pekerjaan dalam tingkat-tingkat (levels) dan fungsi-fungsi (fungtions) dan kemudian mempekerjaan
orang serta sumber-sumber daya pada pekerjaan yang ada.[15]
Jadi dapat disimpulkan bahwa seorang manajer harus
mengetahui tingkat kemampuan para anggota organisasi sehingga hal ini akan
memudahkan pembagian kerja, maupun tanggung jawab terhadap para pegawai.
Pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemapuan, sifat, dan fungsi dari
pekerjaan itu sendiri. Pembagian kerja dari masing-masing unit harus jelas agar
tidak terjadi tumpang tindih aktivitas yang dapat menghambat tujuan organisasi
kantor.
3.
Delegasi (pelimpahan) wewenang
Wewenang adalah hak seorang pejabat untuk mengambil
tindakan yang diperlukan agar tugas serta tanggung jawabnya dapat dilaksanakan
dengan baik. Pelimpahan sama dengan penyerahan. Jadi, pelimpahan wewenang
berarti penyerahan sebagian hak untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar
tugas dan tanggung jawabnya dapat dilaksanakan dengan baik dari pejabat yang
satu kepada pejabat yang lain.[16]
Seorang
pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan pekerjaannya, sehingga
perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi
wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan. Dalam
pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi kewenangan dalam pengambilan
keputusan, melakukan hubungan dengan orang lain, dan mengadakan tindakan
tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi.
Pelimpahan wewenang ini dapat dilakukan dengan dua
cara, yakni secara vertikal dan horizontal. Pelimpahan wewenang vertikal yaitu dari pejabat yang berkedudukan lebih
tinggi kepada pejabat yang berkedudukan lebih rendah. Contoh dari Menteri
Kepada Direktur Jenderal, dari Bupati kepada Camat, dari Rektor kepada Dekan,
dan lain-lain. Sedangkan Pelimpahan wewenang horizontal adalah pelimpahan yang dilakukan
antara pejabat yang berkedudukan sama atau sederajat. Misalnya dari Menteri
kepada Menteri, dari Kepala Biro kepada Kepala Biro, dari Lurah kepada Lurah,
dan lain-lain.
Setiap pejabat atau anggota organisasi kantor yang
diserahi tugas mempunyai tanggung jawab agar tugasnya itu dapat dilaksanakan dengan
baik. Tanggung jawab adalah keharusan bagi seseorang untuk melaksanakan segala
sesuatu yang telah dibebankan kepadanya.
4.
Pengawasan
Pengawasan
merupakan prinsip yang harus dimiliki setiap organisasi. Hal ini akan menjadi
bahan evaluasi bagi para manajer kantor dalam menilai kinerja para anggotanya.
Sehingga dengan adanya pengawasan dari manajer terhadap bawahan, akan menambah motivasi kepada para
anggota organisasi.
Penggambaran tingkat pengawasan yang timbul antar atasan dengan
sub (unit) bawahannya harus lah terlihat dalam struktur organisasi tersebut.
Sehingga batasan apa yang menjadi hak dan kewajiban baik itu atasan maupun
bawahan akan tercipta.
D. Sentralisasi dan Spesialisasi Organisasi Perkantoran
Sentralisasi
Sebuah organisasi
selalu terdiri dari sekelompok orang yang memiliki keahlian yang berbeda-beda
yang saling bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Tujuan yang
hendak dicapai oleh sekelompok orang ini akan tercapai jika dalam
kerjasama yang dilakukan tersebut terdapat
pembagian tugas yang jelas dan terdapat pola hubungan yang baik antar
anggota kelompok dalam organisasi. Pekerjaan kantor yang makin banyak, makin rumit, dan
melibatkan berbagai peralatan yang mahal menimbulkan berbagai persoalan yang
berkisar pada masalah pembagian tugas, apakah dilaksanakan secara sentralisasi
ataukah desentralisasi.
Sentralisasi
merujuk kepada cara pengorganisasian dimana keseluruhan tugas, tanggung jawab,
dan perintah dipusatkan dari hierarki yang paling tinggi untuk kemudian
hierarki yang dibawahnya menerjemahkan dalam bentuk tindak lanjut dari apa yang
telah diputuskan dari hierarki yang tertinggi. Dengan kata lain, sentralisasi
adalah pemusatan kekuasaan dan wewenang pada hierarki atas dari suatu
organisasi.[17]
Pendapat
lain mengatakan bahwa sentralisasi merupakan
proses pemusatan wewenang dan tanggung jawab kepada manajemen puncak. Apabila
manajemen puncak mengambil keputusan-keputusan penting organisasi tersebut
dengan sedikit atau tanpa masukan keterlibatan karyawan pada tingkat yang lebih
rendah, maka organisasi tersebut telah tersentralisasi. Sebaliknya, semakin karyawan
tingkat rendah memberi masukan atau betul-betul diberi kebebebasan untuk
mengambil keputusan, maka organisasi tersebut telah terdesentralisasi.[18]
Artinya, dalam setiap kegiatan kantor, manajer merupakan pusat dalam
pengambilan keputusan, pemberian wewenang dan tanggung jawab kepada bawahan.
Namun dalam pengambilan keputusan, wewenang dan tanggung jawab ini, manajer
tidak menutup diri pada pendapat, ide, maupun gagasan dari para bawahan agar
hubungan atau koordinasi dapat terlaksana dengan baik.
Dengan
adanya sentralisasi semua
pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan
oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan-satuan
organisasi yang memikul pekerjaan operatif (tugas utama). Dalam hal ini satuan-satuan
organisasi yang melaksanakan tugas utama (manajer
puncak) dibebaskan dari beban pekerjaan kantor
seperti mengetik, mengelola surat, mengarsip dan lain-lain. Pekerjaan-pekerjaan
tersebut dilaksanakan oleh sebuah unit organisasi yang disebut kantor, tata
usaha, sekretariat dan sebutan-sebutan lainnya.[19]
Jika
organisasi yang bersangkutan sangat
besar sehingga banyak unit yang harus dilayani
maka satuan pelayanan yang dibentuk bisa lebih dari 1 buah. Beberapa unit
pelayanan yang dapat dibentuk
antara lain : bagian surat menyurat, bagian penerimaan tamu, bagian penggandaan
dokumen, bagian kearsipan, bagian perlengkapan kantor, bagian pelatihan dan
pengembangan tenaga kerja, dan
lain-lain.
Hal ini yang nantinya akan berhubungan dengan kegiatan spesialisasi.
Ada
beberapa hal yang menjadi kelebihan sentralisasi, antara lain:[20]
a. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang
yang ahli dalam bidangnya.
b. Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan
sepenuhnya.
c. Keseragaman dapat dicapai.
d. Latihan-latihan pegawai kantor dapat
ditingkatkan.
e. Biaya pekerjaan dantor dapat dihemat.
f. Adanya fleksibilitas dalam organisasi.
g. Dapat dicegah duplikasi fungsi atau
arsip
h. Dapat dipekerjakan kaum spesialis yang
cakap.
i.
Mudah
melakukan pengawasan.
j.
Mudah
meratakan beban kerja pekerjaan kantor.
Sedangkan
kelemahan dari adanya sentralisasi ini adalah:[21]
a.
Kebutuhan
khusus dari tiap-tiap unit dalam organisasi belum tentu dapat disediakan oleh
unit tata usaha.
b. Prosedur pelaksanaan kerja
berbelit-belit.
c. Adanya pengawasan yang ketat dapat
menimbulkan frustasi.
d. Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan
surat-menyurat.
e. Lambat dalam pelaksanaan tugas.
Spesialisasi
Seperti
yang telah dijelaskan tentang sentralisasi, yang mana manjer puncak sebagai
pusat pengambilan keputusan dan wewenang, maka hal tersebut akan berkaitan
dengan pembagian tugas berdasarkan fungsi masing-masing atau lebih populer
dengan istilah spesialisasi. Dalam prinsip organisasi, yakni pembagian kerja,
para manajer harus membagi keseluruhan tugas organisasi menjadi berbagai pekerjaan
khusus (spesialisasi) yang memiliki aktivitas tertentu sesuai dengan fungsi dan
keahlian masing-masing anggota organisasi.
Pada
dasarnya, hakikat spesialisasi adalah bahwa dari pada dilakukan oleh satu
individu, lebih baik seluruh pekerjaan itu dipilah-pilah menjadi sejumlah
langkah, dengan setiap langkah diselesaikan oleh seorang individu yang
berlainan. Pada hakikatnya, individu-individu berspesifikasi dalam mengerjakan
bagian dari suatu kegiatan.[22]
Setiap individu memiliki keahlian, keterampilan dan kemampuan yang
berbeda-beda. Dalam setiap organisasi menuntut adanya keahlian dan keterampilan
tertentu sehingga para amanjer perlu melakukan kegiatan spesialisasi agar
efektivitas kerja pegawai dapat tercapai.
Landasan
pemikiran spesialisasi menurut Sutarto adalah para pelaku organisasi akan dapat
bekerja dengan sungguh-sungguh bila mereka diberi tugas yang khusus. Tugas
khusus akan memberikan kemudahan untuk mengerjakan bagian pelaksananya. Tugas
khusus akan mempercepat tingkat kemahiran dari petugasnya. Tingkat kemahiran
yang tinggi akan mempercepat penyelesaian pekerjaan dengan hasil yang mendekati
sempurna.[23] Jadi, dapat disimpulkan bahwa spesialisasi
akan mempermudah dalam suatu pekerjaan dan dapat mempercepat penyelesaiannya
karena hal tersebut telah dilakukan oleh orang-orang yang memang ahli dalam
bidangnya.
Prinsip
spesialisasi adalah pembagian tugas berdasarkan skill atau kemampuan yang dimiliki oleh setiap inividu dalam suatu
organisasi. Hal ini bertujuan agar tidak terjadi pemborongan tugas atau
pekerjaan yang dilakukan oleh satu orang. Untuk menghindari adanya kerancuan
dalam melakukan suatu pekerjaan, maka perlu adanya pembagian kerja yang jelas.
Semakin suatu pekerjaan di pecah menjadi beberapa bagian, maka akan tingkat
pengawasan akan semakin kompleks. Karena dalam pembagian kerja (spesialisasi)
ini harus diimbangi dengan pengawasan atau control dari manajer sehingga seluruh
kegiatan organisasi dapat terkoordinasi dengan baik.
Dalam
pembagian kerja, spesialisasi pekerjaan merupakan hal yang utama. Manfaat
spesialisasi pekerjaan adalah menyebabkan kenaikan produktivitas. Hal ini
disebabkan tidak seorangpun yang secara fisik akan mampu melaksanakan seluruh
kegiatan dalam tugas-tugas yang paling rumit. Pekerjaan yang paling rumit
memerlukan beberapa langkah dan memerlukan pembagian langkah-langkah yang perlu
dilakukan oleh beberapa orang. Pembagian kerja yang dispesialisasikan seperti
ini memungkinkan orang mempelajari keterampilan dan menjadi pakar dalam bidang
pekerjaan tertentu.
Berikut adalah beberapa keuntungan
dan kelebihan spesialisasi kerja :
Keuntungan
:
1. Pekerjaan dapat dibagi dalam
beberapa bagian.
2. Setiap bagian dikerjakan masing
masing individu.
3. Membuat keberagaman keahlian pekerja
dapat dimaksimalkan.
4. Dapat membawa pada produktivitas
yang tinggi.
5. Tingkat efisiensi kerja lebih
tinggi.
Kekurangan :
1. Pekerjaan menjadi sederhana.
2. Karyawan menjadi lelah dan bosan.
3. Kualitas kerja dapat terkorbankan.
4. Rawan terjadi kemangkiran.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa bahwa proses sebuah organisasi bisa
berlangsung dengan baik jika seorang manajer atau pemimpinnya memiliki pedoman
tertentu yang bisa membantunya untuk mengambil sikap dan keputusan. Karena
prinsip organisasi yang
salah satunya adalah prinsip spesialisasi, maka manajer pelu memahami kembali
tentang teori organisasi agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan dalam
pembagian tugas.
BAB III
PENUTUP
A. Simpulan
Dari pembahasan di atas, dapat
disimpulkan bahwa organisasi merupakan sebuah wadah atau sistem yang terdiri
dari sekelompok orang yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Namun jika kaitkan dengan kegiatan kantor, maka organisasi perkantoran adalah
suatu sistem yang terdiri dari sekelompok orang yang saling bekerja sama untuk
mencapai tujuan yang berhubungan dengan pekerjaan kantor. Seperti mengelola
aktiva, mengelola informasi, dan lain-lain.
Organisasi memiliki beberapa
karakteristik atau cirri-ciri. Yang mana karakteristik pertama adalah adanya
tujuan tujuan tertentu. Kedua, setiap organisasi terdiri dari orang-orang yang
saling bekerja sama. Ketiga, organisasi memiliki struktur yang akan memudahkan
anggota dalam melaksanakan pekerjaannya. Karakteristik keempat adalah memiliki
sistem dan prosedur.
Setiap organisasi harus memiliki
prinsip-prinsip organisasi, utamanya organisasi perkantoran. Yaitu prinsip
tujuan yang jelas, adanya pembagian tugas, otoritas, dan wewenang, adanya pendelegasian
kerja, dan adanya kontrol atau pengawasan.
Sentralisasi perkantoran merupakan pemusatan dari kegiatan-kegiatan
kantor pada suatu bagian atau unit tertentu (kelompok tunggal dan manajemennya
diserahkan kepada satu orang yang khusus bertanggung jawab dalam bidang
aktivitas perkantoran. Jadi semua kerja perkantoran dalam organisasi yang
bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah organisasi yang berdiri
sendiri, sedangkan kelompok lain (dalam hal ini kelompok operatif) tidak boleh
mengerjakan tugas-tugas pekerjaan kantor.
Artinya,
seluruh kegiatan kantor dipusatkan pada
manajer puncak. Yang mana manajer
memegang tanggung jawab dalam pengambilan keputusan.
Sedangkan spesialisasi adalah
pembagian kerja berdasarkan kemampuan, keahlian, maupun keterampilan yang dimiliki oleh
masing-masing anggota organisasi. Hal ini akan menambah tingkat keefektifan,
efisiensi, dan produktivitas kerja anggota organisasi.
B. Saran
Saran penulis terhadap manajer dalam suatu perkantoran
adalah, penulis berharap agar manajer dalam perkantoran, betul-betul
memperhatikan prinsip-prinsip perkantoran. Terutama dalam prinsip spesialisasi karena tidak
dapat ipungkiri bahwa masih banyak organisasi yang belum menerapkan prinsip
pembagian kerja sesuai ddengan keahlian yang dimiliki. Padahal, hal tersebut menentukan tercapainya
tujuan perkantoran serta dapat meningktakan produktivitas kerja pegawai. Dan penulis juga menyadari banyak
kurangan-kekurangan dalam penyusunan makalah ini, maka penulis mengharap kepada
pengampu agar memberikan saran dan masukan yang konstruktif.
DAFTAR
PUSTAKA
Amirullah & Haris Budiyono. Pengantar Manajemen. Yogyakarta: Graha
Ilmu, 2004
Haryadi, Hendi. Administrasi Perkantoran Untuk Manajer Dan
Staf. Jakarta: Visimedia, 2009
Moekijat. Administrasi
Perkantoran. Bandung: Mandar Maju, 1989
Rivai, Veithzal
& Deddy Mulyadi, Kepemimpinan dan
Perilaku Organisasi. Jakarta: Rajawali Press, 2012
Sedarmayanti. Manajemen
Perkantoran. Bandung: Mandar Maju, 2001
Sutarto, Dasar-dasar
Organisasi. Yogyakarta: Gajah Mada University, 1995
Trisnawati, Ernie & Kurniawan Saefullah. Pengantar Manajemen. Jakarta: Prenada Media, 2005
Winardi, J. Manajemen
Perilaku Organisasi. Jakarta: Prenada Media, 2004
http://verigifalnev.blogspot.co.id/2011/12/organisasi-kantor.html
http//
Wikipedia.com
http://raja-saharah-ukhti.blogspot.co.id/2011/12/sentralisasi-dan-disentralisasi_25.html
http://raja-saharah-ukhti.blogspot.co.id/2011/12/sentralisasi-dan-disentralisasi_25.html
[1] Sutarto, Dasar-dasar Organisasi,
(Yogyakarta: Gajah Mada University, 1995), hlm. 23
[2] Ibid, hlm. 32
[3] Ibid, hlm. 33
[4] Hendi Haryadi, Administrasi
Perkantoran Untuk Manajer Dan Staf, ( Jakarta: Visimedia, 2009), hlm. 6
[5] Sedarmayanti,
Manajemen Perkantoran, (Bandung:
Mandar Maju, 2001), hlm. 73
[6] http://verigifalnev.blogspot.co.id/2011/12/organisasi-kantor.html di akses pada Selasa, 06 Desember 2011
[7] Amirullah & Haris Budiyono, Pengantar
Manajemen, (Yogyakarta: Graha Ilmu, 2004), hlm. 4-5
[8] http// Wikipedia.com
[9] Ibid, Sutarto, hlm.
49
[10] Moekijat,
Administrasi Perkantoran, (Bandung:
Mandar Maju, 1989), hlm. 5-6
[11] Ibid, Hendi
Haryadi, hlm. 7-8
[12] Ibid, Sutarto,
hlm. 61
[13] Ibid, Sutarto, hlm. 104
[14] Ibid, Sutarto, hlm. 66
[15] J.
Winardi, Manajemen Perilaku Organisasi,
(Jakarta: Prenada Media, 2004), hlm. 100
[16] Ibid, Sutarto,
hlm. 158
[17] Ernie Trisnawati & Kurniawan Saefullah, Pengantar Manajemen, (Jakarta: Prenada Media, 2005), hlm.183
[18] Amirullah
& Haris Budiyono, Pengantar Manajemen,
(Yogyakarta: Graha Ilmu, 2004), hlm. 177
[19] http://raja-saharah-ukhti.blogspot.co.id/2011/12/sentralisasi-dan-disentralisasi_25.html di akses
pada Minggu,
25 Desember 2011
[20] http://raja-saharah-ukhti.blogspot.co.id/2011/12/sentralisasi-dan-disentralisasi_25.html di akses
pada Minggu,
25 Desember 2011
[21] Ibid
[22] Veithzal Rivai & Deddy Mulyadi, Kepemimpinan
dan Perilaku Organisasi, (Jakarta: Rajawali Press, 2012), hlm. 358
[23] Ibid, Sutarto, hlm. 350-351
No comments:
Post a Comment