Selamat Datang di Blog Kami. Blog ini meyediakan berbagai macam informasi seputar Pendidikan, Karya Tulis Ilmiah,Dan lain-lain. Membangun Indonesia Melalui Pendidikan

Makalah Standar Manajemen Mutu Perkantoran

Untuk Mendapatkan File Makalah atau Artikel dibawah ini, Silahkan Klik Download! download
Pengertian mutu memiliki variasi sebagaimana didevinisikan oleh masing-masing orang atau pihak. Produsen (penyedia barang/jasa) atau konsumen (penguna/pemakai barang/jasa) perbedaan ini mengacu pada orientasi masing-masing pihak mengenal barang/jasa yang menjadi objeknya. Satu kata yang menjadi benang merah dalam konsep mutu baik menurut konsumen maupun produsen adalah kepuasan. Barang atau jasa yang dikatakan bermutu adalah yang dapat memberikan kepuasan baik bagi pelanggan maupun produsennya

BAB I
PENDAHULUAN
A.    Latar belakang
Sistem yang terdapat di dalam organisasi dapat mempengaruhi pelanggan untuk mencoba produk baru yang ditawarkan organisasi, dan kemudian tetap setia untuk terus memakai produk yang ditawarkan organisasi terebut. Semakin mudah pelanggan untuk mendapatkan produk yang ditawarkan  organisasi melalui kemudahan sistem yang ada, semakin setia pula pelanggan memakai produk yang ditawarkan organisasi tersebut.
Oleh karena itu, terdapat suatu standar untuk sistem yang diterapkan oleh manajemen, semakin baik sistem yang diterapkam manajemen dalam organisasi, maka semakin mudah bagi organisasi untuk mendapatkan standar Internasional bagi penerapan sistem manajemen di dalam organisasinya. ISO 9001:2000 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen mutu. ISO 9001:2000 menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari sistem manajemen mutu.
B.     Rumusan masalah
1.      Apa devinisi mutu?
2.      Apa pengertian standar manajemen mutu?
3.      Bagai mana penerapan standar manajemen mutu?
4.       Apa tujuan standar manajemen mutu?
5.      Apa manfaat standar manajemen mutu?
C.     Tujuan
1.      Mengetahui devinisi mutu.
2.      Mengetahui pengertian standar manajemen mutu.
3.      Mengetahui Bagai mana penerapan standar manajemen mutu.
4.      Mengetahui tujuan standar manajemen mutu.
5.      Mengetahui manfaat standar manajemen mutu.


BAB II
PEMBAHASAN
A.    Definisi Mutu
Pengertian mutu memiliki variasi sebagaimana didevinisikan oleh masing-masing orang atau pihak. Produsen (penyedia barang/jasa) atau konsumen (penguna/pemakai barang/jasa) perbedaan ini mengacu pada orientasi masing-masing pihak mengenal barang/jasa yang menjadi objeknya. Satu kata yang menjadi benang merah dalam konsep mutu baik menurut konsumen maupun produsen adalah kepuasan. Barang atau jasa yang dikatakan bermutu adalah yang dapat memberikan kepuasan baik bagi pelanggan maupun produsennya.[1]

B.     Pengertian Standar Manajemen Mutu
Standar Manajemen Mutu merupakan suatu prosedur terdokumentasi dan Praktek-praktek standar  untuk manajemen standar  yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang/jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan atau organisasi.

C.    Penerapan  Standar Manajemen Mutu Iso Terhadap Kinerja
Penerapan suatu proses dalam suatu organisasi biasanya memiliki beberapa langkah, untuk kasus penerapan standar manajemen mutu menurut Gasperz urutan-urutan yang diberikan hanya merupakan suatu petunjuk, yang dapat saja dilakukan bersamaan atau dalam susunan yang tidak harus berurut, tergantung pada kultur dan kematangan organisasi, tetapi semua langkah ini harus diperhatikan secara serius dan konsisten. Dan langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
1.      Memutuskan untuk mengadopsi suatu standar standar manajemen mutu yang akan diterapkan. Standar-standar manajemen mutu itu dipilih berdasarkan dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Berkaitan dengan hal ini, sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 dapat diplih.
2.      Menetapkan suatu komitmen pada tingkat pemimpin senior dari organisasi (top management commitment). Implementasi dari standar manajemen mutu membutuhkan komitmen dari manajemen organisasi dan semua standar-standar manajemen mutu membuthkan komitmen ini agar dapat didokomentasikan. Komitmen organsasi terhadap mutu dapat ditunjukkan sejak awal melalui penandatanganan pernyataan kebijakan mutu organisasi, dan berikutnya diikuti oleh sikap dan perilaku manajemen yang konsisten dalam menerapkan prosedur-prosedur kerja.
3.      Menetapkan suatu kelompok kerja (working group) atau komite pengarah (steering committee) yang terdiri dari manajer-manajer senior. Semua manajer senior harus berpartisipasi aktif dan paham  secara benar tentang persyaratan-persyaratan standar dari sistem manajemen mutu itu.
4.      Menugaskan wakil manajemen (management representative). Organisasi harus menugaskan wakil manajemen, yang bebas dari tanggung jawab lain, seerta harus mendefenisikan wewenang dan tanggung jawab untuk menjamin bahwa persyaratan-persyaratan sistem manajemen mutu itu diterapkan dan dipelihara.
5.      Menetapkan tujuan-tujuan mutu dan implementasi standar. Tidak ada metode baku atau tunggal dari implementasi standar manajemen mutu dalam organisasi. Bagaimanapun, program implementasi (prosedur- prosedur kerja) harus merupakan tanggung jawab dari semua anggota organisasi dan dilakukan secara benar dari awal.
6.      Meninjau ulang standar manejemen mutu yang sekarang. Berkaitan dengan hal ini perlu dilakukan suatu audit standar atau penilaian terhadap standar manajemen mutu yang ada.
7.      Mendefenisikan struktur organisasi dan tanggung jawab. Pengembangan suatu standar manajemen mutu menghadirkan suatu kesempatan ideal untuk suautu organisasi melakukan evaluasi terperinci dan meninjau ulang struktur manajemen yang ada.
8.      Menciptakan keasadaran mutu (quality awareness) pada semua tingkat dalam organisasi. Kesadaran mutu dapat dibangkitkan melalui serangakaian pelatihan tentang mutu guna menjawab pertanyaan- pertanyaan: apa itu mutu?, mengapa perlu memiliki standar manajemen mutu?, apa itu manual mutu?, mengapa harus mendokumentasikan  standar manajemen mutu dalam prosedur-prosedur standar dan prosedur- prosedur kerja terperinci?, apa itu kebijakan mutu organisasi?, mengapa memerlukan kerjasama dalam implementasi standar  manajemen mutu?, dan lain-lain.
9.      Mengembangkan peninjauan ulang dari sistem manajemen mutu dalam manual (buku panduan) mutu. Hal ini berkaitan dengan peninjauan ulang secara singkat dari standar manajemen mutu itu dan apakah kebijakan  dan dokumen-dokumen yang diperlukan telah lengkap dan tersusun rapi dalam standar manajemen.
10.  Menyepakati bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur-prosedur. Berkaitan dengan hal ini perlu mengembangkan suatu diagram alir dari aktivitas bisnis organisasi dan menentukan hal- hal kritis yang akan mempengaruhi keberhasilan organisasi.
11.  Mendokumentasikan aktivitas terperinci dalam prosedur oprasional  atau prosedur terperinci. Hal ini berkaitan dengan dokumen-dokumen spesifik terhadap produk, aktivitas-aktivitas atau proses-proses dan harus ditempatkan pada lokasi kerja sehingga mudah dibaca oleh karyawan atau pekerja yang terkait.
12.  Memperkenalkan dokumentasi. sekali manual mutu dan prosedur- prosedur telah disepakati , maka implementasi dari praktek-praktek standar manajemen mutu pada tingkat manajemen dapat dilakukan.
13.  Menetapkan partisipasi karyawan dan pelatihan. Tahap ini akan menjadi sangat penting untuk keberhasilan dan efisiensi dari standar manajemen mutu.
14.  Meninjau ulang dan melakukan audit standar manajemen mutu. Peninjauan ulang standar manajemen mutu diperlukan untuk menjamin kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan standar dari standar manajemen mutu itu.[2]

D.    Tujuan Standar Manajemen Mutu
1.      Menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu; Kesesuaian antara kebutuhan dan persyaratan yang ditetapkan pada suatu standar tertentu terhadap proses dan produk yang dihasilkan oleh perusahaan sangat penting.
2.      Memberikan kepuasan kepada konsumen melalui pemenuhan kebutuhan dan persyaratan proses dan produk yang ditentukan pelanggan dan organisasi;
Keputusan pelanggan adalah reaksi emosional dan rasional positif pelanggan. Untuk mampu memberikan kepuasan kepada pelanggan, segenap personil organisasi dituntut untuk memliki kompetensi dalam menjalankan tugas dan  tanggungjawabnya masing-masing.

E.     Manfaat Penerapan Standar Manajemen Mutu
Dalam menerapkan suatu proses di organisasi selalu memiliki mafaat, dean menurut Gasperz terdapat beberapa manfaat dari penerapan standar manajemen mutu yaitu:

  1. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan mutu yang terorganisasi dan sistematik. Proses dokumentasi dalam ISO 9001:2000 menunjukkan bahwa kebijakan, prosedur, dan instruksi yang berkaitan dengan mutu telah direncanakan dengan baik.
  2. Perusahaan yang telah bersertifikatkan ISO 9001:2000 diijinkan untuk mengiklankan pada media massa bahwa standar manajemen mutu dari perusahaan itu telah diakui secara internasional. Hal ini berarti meningkatkan image perusahaan serta daya saing dalam memasuki pasar global.
  3. Audit standar manajemen mutu dari perusahaan yang telah memperoleh sertifikat ISO 9001:2000 dilakukan secara periodic agar registrar dari lembaga registrasi sehingga pelanggan tidak perlu melakukan  audit  sitem manajemen mutu. Hal ini akan menghemat biaya dan mengurangi duplikasi audit standar manajemen mutu oleh pelanggan.
  4. Perusahaan yang telah memperoleh serifikat ISO9001:2000 secara otomati terdaftar pada lembaga registrasi, sehingga apabila pelanggan potensial ingin menacari pemasok yang bersertifikat ISO 9001:2000, akan menghubungi lembaga rengistrasi. Jika perusahaan itu telah terdaftar pada lembaga registrasi bertaraf internasional, maka hal itu berarti membuka kesempatan pasar baru.
  5. Meningkatkan mutu dan produktivitas melalui kerjasama dan komunikasi yang lebih baik, standar pengendalian yang konsisten, serta pengurangan dan pencegahan pemborosan karena operai internal  menjadi lebih baik.
  6. Meningkatkan kesadaran mutu  dalam perusahaan.
  7. Memberikan pelatihan secara sistematik kepada seluruh karyawan dan manajer organisasi melalui prosedur-prosedur dan instruksi-instruksi yang terdefenisi secara baik.[3]
Dapat kami simpulkan bahwa semuannya akan terjadi perubahan positif dalam hal kultur mutu dari anggota organisasi, karena manajemen dan karyawan terdorong untuk mempertahankan sertifikat ISO 9001:2000 yang umumnya hanya berlaku tiga tahun.


BAB III
PENUTUP
A.    Kesimpulan
Pengertian mutu memiliki variasi sebagaimana didevinisikan oleh masing-masing orang atau pihak. Produsen (penyedia barang/jasa) atau konsumen (penguna/pemakai barang/jasa) perbedaan ini mengacu pada orientasi masing-masing pihak mengenal barang/jasa yang menjadi objeknya. Satu kata yang menjadi benang merah dalam konsep mutu baik menurut konsumen maupun produsen adalah kepuasan.
Sistem Manajemen Mutu merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi   dan Praktek-praktek standar  untuk manajemen sistem  yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang/jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan atau organisasi.
Penerapan  Sistem Manajemen Mutu Iso Terhadap Kinerja yaitu :
1.      Menetapkan suatu komitmen pada tingkat pemimpin senior dari organisasi (top management commitment).
2.      Menetapkan suatu kelompok kerja (working group) atau komite pengarah (steering committee) yang terdiri dari manajer-manajer senior.dll
Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Mutu
1.      Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan mutu yang terorganisasi dan sistematik.
2.      Perusahaan yang telah bersertifikatkan ISO 9001:2000 diijinkan untuk mengiklankan pada media massa bahwa sistem manajemen mutu dari perusahaan itu telah diakui secara internasional.
B.     Saran
Kami menyadari bahwa di dalam penulisan serta penyusunan makalah ini banyak terdapat kesalahan dan kekeliruan. Kami selaku mahasiswa yang masih proses mengharap kritik serta saran dari para pembaca, pakar penulis serta yang paling utama Dosen pengampu mata kuliah Manajemen perkantoran, yang mana kritik serta saran dari para pembaca dapat membuat wawasan kami di dalam menyusun karya tulis yang lain lebih baik lagi.

DAFTAR PUSTA
·         Gasperz, Vincent, ISO 9001 : 2000 and Contunial Quality Improvement, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. 2002.  
·         Tim Dosen Administrasi Pendidikann Universitas Pendidikan Indonesia.Manajemen Pendidikan. Al Fabeta, Bandung



[1] Tim Dosen Administrasi Pendidikann Universitas Pendidikan Indonesia.Manajemen Pendidikan. Al Fabeta, Bandung 2012 Hlm 293
[2] Vincent Gasperz,  2002.  ISO 9001 : 2000 and Contunial Quality Improvement, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Hlm 10-11
[3] Ibid.. Hlm 17