Pengertian mutu memiliki variasi sebagaimana didevinisikan oleh
masing-masing orang atau pihak. Produsen (penyedia barang/jasa) atau konsumen
(penguna/pemakai barang/jasa) perbedaan ini mengacu pada orientasi
masing-masing pihak mengenal barang/jasa yang menjadi objeknya. Satu kata yang
menjadi benang merah dalam konsep mutu baik menurut konsumen maupun produsen
adalah kepuasan. Barang atau jasa yang dikatakan bermutu adalah yang dapat
memberikan kepuasan baik bagi pelanggan maupun produsennya
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar belakang
Sistem yang terdapat di dalam organisasi dapat
mempengaruhi pelanggan untuk mencoba produk baru yang ditawarkan organisasi,
dan kemudian tetap setia untuk terus memakai produk yang ditawarkan organisasi
terebut. Semakin mudah pelanggan untuk mendapatkan produk yang ditawarkan
organisasi melalui kemudahan sistem yang ada, semakin setia pula
pelanggan memakai produk yang ditawarkan organisasi tersebut.
Oleh karena itu, terdapat suatu standar untuk sistem
yang diterapkan oleh manajemen, semakin baik sistem yang diterapkam manajemen
dalam organisasi, maka semakin mudah bagi organisasi untuk mendapatkan standar
Internasional bagi penerapan sistem manajemen di dalam organisasinya. ISO
9001:2000 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen mutu. ISO
9001:2000 menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan
penilaian dari sistem manajemen mutu.
B.
Rumusan masalah
1.
Apa devinisi mutu?
2.
Apa pengertian standar
manajemen mutu?
3.
Bagai mana penerapan standar manajemen
mutu?
4.
Apa tujuan standar manajemen mutu?
5.
Apa manfaat standar manajemen
mutu?
C.
Tujuan
1.
Mengetahui devinisi mutu.
2.
Mengetahui pengertian standar
manajemen mutu.
3.
Mengetahui Bagai mana
penerapan standar manajemen mutu.
4.
Mengetahui tujuan standar
manajemen mutu.
5.
Mengetahui manfaat standar
manajemen mutu.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Definisi Mutu
Pengertian
mutu memiliki variasi sebagaimana didevinisikan oleh masing-masing orang atau
pihak. Produsen (penyedia barang/jasa) atau konsumen (penguna/pemakai
barang/jasa) perbedaan ini mengacu pada orientasi masing-masing pihak mengenal
barang/jasa yang menjadi objeknya. Satu kata yang menjadi benang merah dalam
konsep mutu baik menurut konsumen maupun produsen adalah kepuasan. Barang atau
jasa yang dikatakan bermutu adalah yang dapat memberikan kepuasan baik bagi
pelanggan maupun produsennya.[1]
B. Pengertian Standar Manajemen
Mutu
Standar Manajemen Mutu
merupakan suatu prosedur terdokumentasi dan Praktek-praktek standar untuk manajemen
standar yang bertujuan
menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang/jasa) terhadap
kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan
atau organisasi.
C.
Penerapan Standar Manajemen
Mutu Iso Terhadap Kinerja
Penerapan suatu proses dalam suatu organisasi biasanya
memiliki beberapa langkah, untuk kasus penerapan standar manajemen
mutu menurut Gasperz urutan-urutan yang diberikan hanya merupakan suatu
petunjuk, yang dapat saja dilakukan bersamaan atau dalam susunan yang tidak
harus berurut, tergantung pada kultur dan kematangan organisasi, tetapi semua
langkah ini harus diperhatikan secara serius dan konsisten. Dan
langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
1.
Memutuskan untuk mengadopsi suatu
standar standar manajemen mutu yang akan diterapkan. Standar-standar
manajemen mutu itu dipilih berdasarkan dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
Berkaitan dengan hal ini, sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 dapat diplih.
2.
Menetapkan suatu komitmen pada
tingkat pemimpin senior dari organisasi (top management commitment).
Implementasi dari standar manajemen
mutu membutuhkan komitmen dari manajemen organisasi dan semua standar-standar manajemen mutu membuthkan komitmen ini agar dapat
didokomentasikan. Komitmen organsasi terhadap mutu dapat ditunjukkan sejak awal
melalui penandatanganan pernyataan kebijakan mutu organisasi, dan berikutnya
diikuti oleh sikap dan perilaku manajemen yang konsisten dalam menerapkan
prosedur-prosedur kerja.
3.
Menetapkan suatu kelompok kerja
(working group) atau komite pengarah (steering committee) yang terdiri dari
manajer-manajer senior. Semua manajer senior harus berpartisipasi aktif dan
paham secara benar tentang persyaratan-persyaratan standar dari sistem
manajemen mutu itu.
4.
Menugaskan wakil manajemen (management
representative). Organisasi harus menugaskan wakil manajemen, yang bebas dari
tanggung jawab lain, seerta harus mendefenisikan wewenang dan tanggung jawab
untuk menjamin bahwa persyaratan-persyaratan sistem manajemen mutu itu
diterapkan dan dipelihara.
5.
Menetapkan tujuan-tujuan mutu dan
implementasi standar. Tidak ada metode baku atau tunggal
dari implementasi standar manajemen
mutu dalam organisasi. Bagaimanapun, program implementasi (prosedur- prosedur
kerja) harus merupakan tanggung jawab dari semua anggota organisasi dan
dilakukan secara benar dari awal.
6.
Meninjau ulang standar manejemen mutu yang sekarang. Berkaitan dengan hal
ini perlu dilakukan suatu audit standar atau
penilaian terhadap standar manajemen
mutu yang ada.
7.
Mendefenisikan struktur organisasi
dan tanggung jawab. Pengembangan suatu standar manajemen
mutu menghadirkan suatu kesempatan ideal untuk suautu organisasi melakukan
evaluasi terperinci dan meninjau ulang struktur manajemen yang ada.
8.
Menciptakan keasadaran mutu (quality
awareness) pada semua tingkat dalam organisasi. Kesadaran mutu dapat
dibangkitkan melalui serangakaian pelatihan tentang mutu guna menjawab
pertanyaan- pertanyaan: apa itu mutu?, mengapa perlu memiliki standar manajemen mutu?, apa itu manual mutu?, mengapa harus
mendokumentasikan standar manajemen
mutu dalam prosedur-prosedur standar dan
prosedur- prosedur kerja terperinci?, apa itu kebijakan mutu organisasi?,
mengapa memerlukan kerjasama dalam implementasi standar manajemen mutu?, dan lain-lain.
9.
Mengembangkan peninjauan ulang dari
sistem manajemen mutu dalam manual (buku panduan) mutu. Hal ini berkaitan
dengan peninjauan ulang secara singkat dari standar manajemen
mutu itu dan apakah kebijakan dan dokumen-dokumen yang diperlukan telah
lengkap dan tersusun rapi dalam standar manajemen.
10. Menyepakati
bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur-prosedur.
Berkaitan dengan hal ini perlu mengembangkan suatu diagram alir dari aktivitas
bisnis organisasi dan menentukan hal- hal kritis yang akan mempengaruhi
keberhasilan organisasi.
11. Mendokumentasikan
aktivitas terperinci dalam prosedur oprasional atau prosedur terperinci.
Hal ini berkaitan dengan dokumen-dokumen spesifik terhadap produk,
aktivitas-aktivitas atau proses-proses dan harus ditempatkan pada lokasi kerja
sehingga mudah dibaca oleh karyawan atau pekerja yang terkait.
12. Memperkenalkan
dokumentasi. sekali manual mutu dan prosedur- prosedur telah disepakati , maka
implementasi dari praktek-praktek standar manajemen
mutu pada tingkat manajemen dapat dilakukan.
13. Menetapkan
partisipasi karyawan dan pelatihan. Tahap ini akan menjadi sangat penting untuk
keberhasilan dan efisiensi dari standar manajemen
mutu.
14. Meninjau
ulang dan melakukan audit standar manajemen
mutu. Peninjauan ulang standar manajemen
mutu diperlukan untuk menjamin kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan
standar dari standar manajemen mutu itu.[2]
D.
Tujuan Standar Manajemen Mutu
1.
Menjamin kesesuaian dari suatu
proses dan produk terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu; Kesesuaian antara kebutuhan dan persyaratan yang ditetapkan pada suatu
standar tertentu terhadap proses dan produk yang dihasilkan oleh perusahaan
sangat penting.
2.
Memberikan kepuasan kepada konsumen
melalui pemenuhan kebutuhan dan persyaratan proses dan produk yang ditentukan
pelanggan dan organisasi;
Keputusan pelanggan adalah reaksi emosional dan rasional positif pelanggan. Untuk mampu memberikan kepuasan kepada pelanggan, segenap personil organisasi dituntut untuk memliki kompetensi dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya masing-masing.
Keputusan pelanggan adalah reaksi emosional dan rasional positif pelanggan. Untuk mampu memberikan kepuasan kepada pelanggan, segenap personil organisasi dituntut untuk memliki kompetensi dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya masing-masing.
E.
Manfaat Penerapan Standar Manajemen Mutu
Dalam menerapkan suatu proses di organisasi selalu
memiliki mafaat, dean menurut Gasperz terdapat beberapa manfaat dari penerapan standar manajemen mutu yaitu:
- Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan
melalui jaminan mutu yang terorganisasi dan sistematik. Proses dokumentasi
dalam ISO 9001:2000 menunjukkan bahwa kebijakan, prosedur, dan instruksi
yang berkaitan dengan mutu telah direncanakan dengan baik.
- Perusahaan yang telah bersertifikatkan ISO
9001:2000 diijinkan untuk mengiklankan pada media massa bahwa standar manajemen mutu dari perusahaan
itu telah diakui secara internasional. Hal ini berarti meningkatkan image
perusahaan serta daya saing dalam memasuki pasar global.
- Audit standar
manajemen mutu dari perusahaan yang telah memperoleh sertifikat ISO
9001:2000 dilakukan secara periodic agar registrar dari lembaga registrasi
sehingga pelanggan tidak perlu melakukan audit sitem manajemen
mutu. Hal ini akan menghemat biaya dan mengurangi duplikasi audit standar manajemen mutu oleh pelanggan.
- Perusahaan yang telah memperoleh serifikat
ISO9001:2000 secara otomati terdaftar pada lembaga registrasi, sehingga
apabila pelanggan potensial ingin menacari pemasok yang bersertifikat ISO
9001:2000, akan menghubungi lembaga rengistrasi. Jika perusahaan itu telah
terdaftar pada lembaga registrasi bertaraf internasional, maka hal itu
berarti membuka kesempatan pasar baru.
- Meningkatkan mutu dan produktivitas melalui
kerjasama dan komunikasi yang lebih baik, standar
pengendalian yang konsisten, serta pengurangan dan pencegahan pemborosan
karena operai internal menjadi lebih baik.
- Meningkatkan kesadaran mutu dalam
perusahaan.
- Memberikan pelatihan secara sistematik kepada
seluruh karyawan dan manajer organisasi melalui prosedur-prosedur dan
instruksi-instruksi yang terdefenisi secara baik.[3]
Dapat kami simpulkan bahwa semuannya akan terjadi
perubahan positif dalam hal kultur mutu dari anggota organisasi, karena
manajemen dan karyawan terdorong untuk mempertahankan sertifikat ISO 9001:2000
yang umumnya hanya berlaku tiga tahun.
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Pengertian
mutu memiliki variasi sebagaimana didevinisikan oleh masing-masing orang atau
pihak. Produsen (penyedia barang/jasa) atau konsumen (penguna/pemakai
barang/jasa) perbedaan ini mengacu pada orientasi masing-masing pihak mengenal
barang/jasa yang menjadi objeknya. Satu kata yang menjadi benang merah dalam
konsep mutu baik menurut konsumen maupun produsen adalah kepuasan.
Sistem Manajemen Mutu
merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan Praktek-praktek standar
untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari
suatu proses dan produk (barang/jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan itu
ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan atau organisasi.
Penerapan Sistem Manajemen Mutu Iso Terhadap Kinerja yaitu :
1.
Menetapkan suatu komitmen pada tingkat
pemimpin senior dari organisasi (top management commitment).
2.
Menetapkan suatu kelompok kerja
(working group) atau komite pengarah (steering committee) yang terdiri dari
manajer-manajer senior.dll
Manfaat
Penerapan Sistem Manajemen Mutu
1.
Meningkatkan kepercayaan dan
kepuasan pelanggan melalui jaminan mutu yang terorganisasi dan sistematik.
2.
Perusahaan yang telah
bersertifikatkan ISO 9001:2000 diijinkan untuk mengiklankan pada media massa
bahwa sistem manajemen mutu dari perusahaan itu telah diakui secara
internasional.
B.
Saran
Kami menyadari bahwa di dalam penulisan serta penyusunan makalah
ini banyak terdapat kesalahan dan kekeliruan. Kami selaku mahasiswa yang masih
proses mengharap kritik serta saran dari para pembaca, pakar penulis serta yang
paling utama Dosen pengampu mata kuliah Manajemen perkantoran, yang mana kritik serta saran dari para pembaca dapat membuat
wawasan kami di dalam menyusun karya tulis yang lain lebih baik lagi.
DAFTAR PUSTA
·
Gasperz, Vincent, ISO 9001 : 2000
and Contunial Quality Improvement, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
2002.
·
Tim Dosen Administrasi Pendidikann Universitas Pendidikan Indonesia.Manajemen
Pendidikan. Al Fabeta, Bandung